Datenschutzerklärung
DATENSCHUTZERKLÄRUNG für UWB Mail und Super Mail
Stand: 22. Juli 2026
§ 1 Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
United World Business Dasbecker Weg 1 59073 Hamm Deutschland
E-Mail: service@uwbmail.de Datenschutz: datenschutz@uwbmail.de Website: https://uwbmail.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Sollte künftig eine gesetzliche Verpflichtung zur Benennung bestehen, wird ein Datenschutzbeauftragter bestellt und diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert.
§ 2 Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für:
a) die Website https://uwbmail.de; b) UWB Mail; c) Mail-Free-, Mail-Plus-, Mail-Pro- und Mail-Ultra-Konten; d) E-Mail-Postfächer und Online-Speicher; e) Super Mail; f) Kommunikationskanäle, Teamfunktionen und Automatisierungen; g) KI-Funktionen; h) E-Mail-Marketing und Personalisierungsfunktionen; i) Bestellungen, Zahlungen und Kundenkonten; j) Support, Kontaktaufnahme, Widerruf und Kündigung.
Die Angebote richten sich an Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum und werden für den europäischen Raum bereitgestellt.
§ 3 Grundsätze der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich:
a) auf Grundlage der DSGVO und sonstiger anwendbarer Datenschutzvorschriften; b) für festgelegte und rechtmäßige Zwecke; c) soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist; d) nach den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung; e) unter Einsatz angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen.
§ 4 Kategorien personenbezogener Daten
Je nach Nutzung unserer Dienste können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
a) Vor- und Nachname; b) E-Mail-Adresse; c) Benutzername und Zugangsdaten; d) Telefonnummer; e) Unternehmensdaten; f) Rechnungs- und Zahlungsdaten; g) IP-Adresse; h) Browser-, Geräte- und Log-in-Daten; i) Nutzungs- und Sicherheitsdaten; j) E-Mail-Inhalte und Anlagen; k) Dateien im Online-Speicher; l) Kontakte und Kommunikationsdaten; m) Mitarbeiter-, Rollen- und Berechtigungsdaten; n) Daten aus Kommunikationskanälen von Super Mail; o) Eingaben und Ergebnisse von KI-Funktionen; p) Support- und Kommunikationsdaten; q) Widerrufs-, Kündigungs- und Vertragsdaten.
Wir fordern grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten an. Nutzer sollen solche Daten nur verarbeiten, wenn dies rechtlich zulässig und erforderlich ist.
§ 5 Hosting durch netcup
Unsere Website und unsere digitalen Dienste werden durch folgenden Hostinganbieter betrieben:
netcup GmbH Emmy-Noether-Straße 10 76131 Karlsruhe Deutschland
netcup stellt insbesondere Server-, Speicher-, Netzwerk- und technische Infrastrukturleistungen bereit.
Dabei können insbesondere IP-Adressen, Zugriffszeiten, Logdaten, Benutzerkonto-Daten, E-Mail-Daten, Dateien und technische Sicherheitsdaten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur:
a) Bereitstellung der Website und Dienste; b) Speicherung und Übertragung von Daten; c) Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit; d) Erkennung und Abwehr von Angriffen; e) Durchführung von Wartung und Fehleranalyse.
Die Daten werden nach aktuellem Betriebsstand innerhalb Deutschlands beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, soweit dies durch die konkret gebuchte netcup-Infrastruktur gewährleistet ist.
§ 6 Server-Logdaten
Beim Aufruf unserer Website und bei der Nutzung unserer Dienste können technische Server-Logdaten verarbeitet werden.
Hierzu gehören insbesondere:
a) IP-Adresse; b) Datum und Uhrzeit des Zugriffs; c) aufgerufene Seite oder Funktion; d) Browsertyp und Browserversion; e) Betriebssystem; f) Referrer-URL; g) übertragene Datenmenge; h) Meldungen über erfolgreiche oder fehlerhafte Zugriffe.
Server-Logdaten werden grundsätzlich für höchstens sieben Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.
Eine längere Speicherung ist zulässig, wenn dies zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls, zur Abwehr eines Angriffs, zur Beweissicherung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren, stabilen und technisch funktionsfähigen Betrieb unserer Systeme.
§ 7 Cookies
Unsere Website verwendet derzeit ausschließlich technisch notwendige Cookies und ähnliche Technologien.
Diese können insbesondere erforderlich sein für:
a) Anmeldung und Sitzungsverwaltung; b) Sicherheit und Missbrauchsschutz; c) Speicherung von Einstellungen; d) Warenkorb und Bestellvorgang; e) Kündigung und Widerruf; f) Bereitstellung des Kundenkontos.
Technisch notwendige Cookies können nicht deaktiviert werden, soweit sie für den Betrieb der Website erforderlich sind.
Derzeit werden keine Analyse-, Marketing- oder Trackingtools eingesetzt.
Insbesondere werden derzeit keine Dienste wie Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, TikTok Pixel oder vergleichbare Analyse- und Marketingdienste eingesetzt.
Sollten künftig nicht notwendige Cookies, Analyse- oder Marketingdienste eingesetzt werden, erfolgt deren Aktivierung grundsätzlich erst nach einer wirksamen Einwilligung. Die Datenschutzerklärung und das Einwilligungsmanagement werden dann entsprechend ergänzt.
§ 8 Registrierung und Benutzerkonto
Bei der Registrierung verarbeiten wir die Daten, die für die Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos erforderlich sind.
Hierzu gehören insbesondere:
a) Name oder Unternehmensname; b) E-Mail-Adresse; c) Passwort beziehungsweise verschlüsselte Zugangsdaten; d) Sicherheits- und Wiederherstellungsdaten; e) Tarif- und Vertragsdaten; f) technische Anmelde- und Nutzungsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung, Verwaltung und Absicherung des Benutzerkontos sowie zur Bereitstellung der gebuchten Dienste.
Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO. Für Sicherheits- und Missbrauchsmaßnahmen gilt zusätzlich Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO.
§ 9 UWB Mail und Online-Speicher
Bei UWB Mail können insbesondere E-Mail-Inhalte, Anlagen, Empfängerangaben, Absenderangaben, Kontakte und Dateien verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur:
a) Bereitstellung und Zustellung von E-Mails; b) Speicherung und Synchronisierung; c) Bereitstellung des Online-Speichers; d) Spam- und Schadsoftwareerkennung; e) Systemsicherheit; f) technischen Wartung und Fehlerbehebung; g) Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
Die Inhalte der Kunden werden grundsätzlich nicht zu eigenen Werbezwecken ausgewertet.
Eine automatisierte Verarbeitung kann jedoch erforderlich sein, um Spam, Schadsoftware, Phishing, Sicherheitsverletzungen oder technische Fehler zu erkennen.
§ 10 Löschung inaktiver Mail-Free-Konten
Bei kostenlosen Mail-Free-Konten kann ein Konto wegen Inaktivität deaktiviert und anschließend gelöscht werden.
Als inaktiv gilt ein Konto, wenn innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten keine Anmeldung oder sonstige Nutzung erfolgt.
Vor einer endgültigen Löschung wird der Nutzer, soweit eine gültige Kontaktadresse vorhanden ist, per E-Mail informiert.
Die Löschung kann insbesondere betreffen:
a) Benutzerkonto; b) E-Mail-Postfach; c) gespeicherte E-Mails; d) Anlagen; e) Online-Speicher; f) Kontakte; g) persönliche Einstellungen.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und erforderliche Nachweise bleiben unberührt.
§ 11 Super Mail
Bei der Nutzung von Super Mail können abhängig vom Tarif und den aktivierten Funktionen verarbeitet werden:
a) Namen und Kontaktdaten; b) Nachrichten und Gesprächsinhalte; c) WhatsApp-, Instagram-, Facebook-Messenger-, Telegram-, Live-Chat-, E-Mail- und SMS-Daten; d) Mitarbeiter- und Rolleninformationen; e) Notizen, Labels und Zuweisungen; f) Automatisierungsdaten; g) Web-Widget-Daten; h) KI-Eingaben und KI-Ausgaben; i) technische Nutzungs- und Sicherheitsdaten.
Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der von ihm eingestellten Kunden-, Kontakt- und Kommunikationsdaten verantwortlich.
§ 12 Auftragsverarbeitung bei Super Mail
Soweit ein geschäftlicher Kunde personenbezogene Daten über Super Mail in unserem Auftrag verarbeiten lässt, schließen United World Business und der Kunde vor Beginn der Verarbeitung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO.
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird Bestandteil der vertraglichen Vereinbarung oder gesondert elektronisch abgeschlossen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach dokumentierten Weisungen des Kunden, soweit gesetzlich zulässig.
Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die von ihm eingestellten personenbezogenen Daten. United World Business verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
§ 13 Kommunikationskanäle
Super Mail kann Kommunikationskanäle wie WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, Live Chat, E-Mail und SMS einbinden.
Bei der Nutzung dieser Kommunikationskanäle können personenbezogene Daten auch durch den jeweiligen Plattformanbieter verarbeitet werden.
Die jeweiligen Plattformanbieter können eigene Verantwortliche sein und eigene Datenschutzerklärungen verwenden.
United World Business hat keinen vollständigen Einfluss auf die Datenverarbeitung dieser Drittplattformen.
Der Kunde ist verpflichtet, betroffene Personen über die Nutzung der jeweiligen Kommunikationskanäle zu informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
§ 14 KI-Funktionen
United World Business kann für KI-Funktionen eigene oder externe KI-Modelle und technische Dienstleister einsetzen.
Dabei können abhängig von der jeweiligen Funktion verarbeitet werden:
a) eingegebene Texte; b) Fragen und Anweisungen; c) E-Mail-Inhalte; d) Kommunikationsinhalte; e) Dateien oder Dateiauszüge; f) Kontaktdaten; g) technische Nutzungsdaten; h) KI-generierte Antworten und Vorschläge.
KI-Funktionen können insbesondere verwendet werden für:
a) Textvorschläge; b) Zusammenfassungen; c) automatische Antworten; d) Klassifizierung und Sortierung; e) Übersetzungen; f) Automatisierungen; g) Kundenkommunikation; h) Assistenz- und Analysefunktionen.
Die jeweils eingesetzten KI-Anbieter werden in den Leistungsbeschreibungen und, sobald sie endgültig feststehen, in dieser Datenschutzerklärung ergänzt.
Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.
KI-Ausgaben können fehlerhaft oder unvollständig sein und müssen vor ihrer Verwendung geprüft werden.
§ 15 E-Mail-Marketing und Personalisierung
E-Mail-Marketing kann für eigene Nachrichten des Kunden sowie für Nachrichten an Kunden, Interessenten und sonstige Empfänger eingesetzt werden.
Dabei können insbesondere Empfängerlisten, E-Mail-Adressen, Einwilligungen, Abmeldungen, Versanddaten und Personalisierungsdaten verarbeitet werden.
Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit seiner Marketingmaßnahmen verantwortlich. Er muss insbesondere erforderliche Einwilligungen einholen, Informationspflichten erfüllen und Abmeldemöglichkeiten bereitstellen.
Nach einer Abmeldung kann die E-Mail-Adresse in einer Sperr- oder Ausschlussliste gespeichert werden, damit keine weiteren Werbenachrichten versendet werden.
Rechtsgrundlagen können Artikel 6 Absatz 1 lit. a, lit. b oder lit. f DSGVO sein.
§ 16 Kontakt und Support
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Wege verarbeiten wir die übermittelten Daten.
Hierzu können gehören:
a) Name; b) E-Mail-Adresse; c) Telefonnummer; d) Kundennummer; e) Vertragsdaten; f) Inhalt der Anfrage; g) Anhänge; h) technische Angaben.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kundenbetreuung, zur technischen Unterstützung und zur Vertragsdurchführung.
Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
§ 17 Bestellungen und Vertragsverwaltung
Bei einer Bestellung verarbeiten wir insbesondere:
a) Name und Kontaktdaten; b) Rechnungsanschrift; c) gewählten Tarif; d) Vertragsbeginn und Vertragslaufzeit; e) Zahlungs- und Abrechnungsdaten; f) Kündigungs- und Widerrufsdaten; g) Support- und Kommunikationsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsbegründung, Vertragsdurchführung, Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 lit. b und lit. c DSGVO.
§ 18 Zahlungsabwicklung durch Stripe
Für die Zahlungsabwicklung setzen wir Stripe ein.
Je nach Standort, Produkt und Zahlungsart kann insbesondere folgende Stripe-Gesellschaft beteiligt sein:
Stripe Payments Europe, Limited 1 Grand Canal Street Lower Grand Canal Dock Dublin 2 Irland
Stripe kann weitere verbundene Gesellschaften und technische Dienstleister einsetzen.
Stripe verarbeitet insbesondere Zahlungs-, Transaktions-, Rechnungs-, IP- und technische Daten zur Durchführung von Zahlungen, Betrugsprävention, Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Die vollständigen Kartendaten werden grundsätzlich direkt durch Stripe verarbeitet und nicht von United World Business gespeichert.
Stripe kann je nach Verarbeitung als eigener Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter tätig sein.
§ 19 Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, an folgende Empfänger übermittelt werden:
a) netcup GmbH als Hosting- und Infrastrukturprovider; b) Stripe als Zahlungsdienstleister; c) Behörden und Gerichte, soweit gesetzlich erforderlich; d) Steuerberater und Buchhaltung; e) Rechtsberater; f) technische Dienstleister, soweit sie zur Bereitstellung der konkret eingesetzten Funktionen erforderlich sind.
Weitere Dienstleister werden nur eingesetzt, wenn sie tatsächlich benötigt werden und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
§ 20 Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn dies für einen konkret eingesetzten Dienst erforderlich ist und die Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
Hierzu können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, Standarddatenschutzklauseln oder andere geeignete Garantien verwendet werden.
Bei Stripe können je nach Zahlungsart und technischer Verarbeitung internationale Datenübermittlungen stattfinden. Stripe verwendet hierfür die jeweils gesetzlich erforderlichen Übermittlungsmechanismen.
§ 21 Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.
Geschäfts- und steuerrechtliche Unterlagen werden nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Vertrags- und Zahlungsdaten können zur Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert werden.
§ 22 Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere:
a) Verschlüsselung bei der Datenübertragung; b) Zugriffsbeschränkungen; c) Rollen- und Berechtigungskonzepte; d) sichere Authentifizierungsverfahren; e) Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge; f) Datensicherungen; g) Maßnahmen zur Wiederherstellung; h) regelmäßige Sicherheits- und Systemupdates.
Eine vollständige Sicherheit bei der Übertragung über das Internet kann nicht garantiert werden.
§ 23 Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
a) Recht auf Auskunft; b) Recht auf Berichtigung; c) Recht auf Löschung; d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung; e) Recht auf Datenübertragbarkeit; f) Recht auf Widerspruch; g) Recht auf Widerruf einer Einwilligung; h) Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Anfragen können gerichtet werden an:
Zur Identitätsprüfung können geeignete Nachweise verlangt werden.
§ 24 Widerruf und Widerspruch
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Der Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke der Direktwerbung kann jederzeit widersprochen werden.
§ 25 Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen oder die Aufsichtsbehörde am gewöhnlichen Aufenthaltsort der betroffenen Person sein.
§ 26 Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung findet grundsätzlich nicht statt.
KI-Funktionen dienen nicht dazu, alleinige rechtliche oder vergleichbar erhebliche Entscheidungen über Personen zu treffen.
§ 27 Minderjährige
Unsere Dienste richten sich nicht gezielt an Kinder.
Minderjährige dürfen die Dienste nur nutzen, wenn dies nach den gesetzlichen Vorschriften zulässig ist und gegebenenfalls die Zustimmung der gesetzlichen Vertreter vorliegt.
§ 28 Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung ändern, wenn dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.
Die jeweils aktuelle Fassung wird auf https://uwbmail.de/datenschutz veröffentlicht.
Stand: 22. Juli 2026