Ab 2027: Das müssen Landwirte jetzt zur E-Rechnung wissen

E-Rechnungen werden im Agrarbüro schrittweise zum Standard. Für landwirtschaftliche Betriebe ist es jetzt wichtig zu wissen, welche Pflichten gelten – und wie sich Belege praxistauglich empfangen, prüfen und archivieren lassen. Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst:

1. Was ist eine E-Rechnung und worin unterscheidet sie sich von einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die ein Buchführungsprogramm automatisch lesen und verarbeiten kann. Typische Formate sind die XRechnung und ZUGFeRD. Eine PDF-Datei, ein Foto oder ein Scan sind dagegen keine E‑Rechnung. Sie gelten dagegen grundsätzlich nur als „sonstige Rechnung“, weil die Daten nicht ohne zusätzliche Bearbeitung maschinell verarbeitet werden können.

Für Ihren Betrieb bedeutet das: Eine PDF-Rechnung kann zwar weiterhin als Beleg dienen, sie erfüllt aber nicht automatisch die Anforderungen an eine E‑Rechnung. Bei einer echten E-Rechnung lassen sich Rechnungsdaten einlesen, prüfen, verbuchen und gegebenenfalls an das Bankkonto oder den Steuerberater weitergeben. Das reduziert manuelle Eingaben und kann Übertragungsfehler vermeiden.

2. Muss ich als Landwirt jetzt schon E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch landwirtschaftliche Betriebe technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Der Rechnungsaussteller darf eine E-Rechnung schicken, sodass der Empfänger eine Papier- oder PDF-Rechnung nicht in jedem Fall verlangen kann.

Für den Einstieg reicht zunächst ein handelsübliches E-Mail-Postfach aus, dessen E-Mail-Adresse etwa Maschinenring, Werkstatt, Genossenschaft oder Landhändler erhalten. Entscheidend ist jedoch, dass Sie die eingehenden Dateien anschließend sicher speichern und verarbeiten (siehe Punkt 8). Sie sollten deshalb frühzeitig klären, welches Buchführungsprogramm oder Archivsystem die entsprechenden Formate verarbeiten kann (siehe Punkt 11).

3. Welche Fristen gelten für landwirtschaftliche Betriebe bei der Erstellung von E-Rechnungen?

Ab Anfang 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen, wenn der Empfänger ebenfalls Unternehmer ist. Als Empfänger erhalten Sie diese Rechnungen per E‑Mail. Empfänger haben keinen Anspruch z.B. auf eine gedruckte Version per Post.

Ab Anfang 2028: Rechnungen zwischen allen Unternehmen müssen elektronisch sein, auch die von kleineren Unternehmen sowie pauschalierenden Land- und Forstwirten.

4. Welche Ausnahmen gelten?

Eine Rechnung an einen privaten Kunden, ein ausländisches Unternehmen, eine Kleinstbetragsrechnung bis 250 € brutto oder bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

5. Wie kann ich eine XRechnung lesbar machen?

Die gängigsten Formate bei der E-Rechnung sind die ZUGFeRD-Rechnung und die XRechnung. Eine XRechnung besteht nur aus einem XML-Datensatz und ist ohne geeignete Software für Menschen meist nicht lesbar. Nur die Buchführungssoftware kann sie sichtbar machen und weiterverarbeiten. Lesen Sie hier, welche Software für Sie sinnvoll ist:

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6. Was ist bei einer ZUGFeRD-Rechnung zu beachten?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist zwar auch für Menschen lesbar, wenn Sie diese im Mailpostfach erhalten. Denn sie verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit einem strukturierten Datensatz im Hintergrund. Das sollte Sie allerdings nicht dazu verleiten, sie auszudrucken und in die Buchführung zu heften. Um den gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden, muss die Datei unverändert an das Buchführungssystem übergeben werden. Am besten ist, die Rechnung läuft gleich im Buchführungssystem ein. Das spart auf Dauer auch viel Zeit.

7. Reicht ein kostenloses Online-Tool zum Erstellen von E-Rechnungen aus?

Für sehr kleine Betriebe, die nur gelegentlich eine E-Rechnung ausstellen müssen und keine weitergehende digitale Bürostruktur aufbauen wollen, kann ein kostenloses Modul im Einzelfall ausreichen. Entscheidend ist, dass das Tool tatsächlich ein zulässiges Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und die erforderlichen Rechnungsangaben übernimmt.

Bei Online-Angeboten muss der Betrieb besonders den Datenschutz prüfen. Zu klären ist, wo hochgeladene Rechnungsdaten gespeichert werden, ob sie für andere Zwecke genutzt werden und ob eine Verarbeitung außerhalb der EU erfolgt. Für regelmäßig wiederkehrende Rechnungen sind kostenpflichtige Buchführungsvorprogramme oder Dokumentenmanagementsysteme meist zweckmäßiger, weil sie Rechnungserstellung, Archivierung und die Übergabe an den Steuerberater verbinden.

Leserfrage

E-Rechnung für Landwirte: Reicht ein kostenloses Online-Tool aus?

8. Wie muss ich eine E-Rechnung speichern und wie lange muss ich sie aufbewahren?

Eingehende E-Rechnungen müssen Sie grundsätzlich in der Form aufbewahren, in der Sie diese empfangen haben. Es reicht aus, den XML-Datensatz zu archivieren; eine zusätzliche PDF- oder Bilddatei ist nicht mehr zwingend erforderlich. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre.

Die Originalrechnung dürfen Sie nicht einfach löschen, nur weil Sie diese ausgedruckt oder lesbar gemacht haben. Das Archiv muss die Datei vollständig, richtig, unveränderbar, verfügbar und nachvollziehbar speichern; außerdem muss sie für eine Prüfung lesbar und auswertbar bleiben.

9. Welche technischen und organisatorischen Sicherungen benötigt das digitale Rechnungsarchiv?

Buchführungsunterlagen sollten Sie niemals nur auf dem Bürocomputer speichern. Sie benötigen regelmäßig erstellte Sicherungskopien, beispielsweise auf einer externen Festplatte oder in einem geeigneten Netzspeicher.

Eine getrennte E-Mail- und Dokumentenarchivierung kann sinnvoll sein, weil sonst sämtliche Nachrichten in der Buchführung auftauchen und den Belegverkehr unübersichtlich machen. Ein unabhängiges Archivsystem erleichtert zudem einen späteren Wechsel des Steuerberaters oder der Buchführungssoftware. Wichtig sind weiterhin klare Zugriffsrechte, nachvollziehbare Änderungen, eine verständliche Ordner- oder Verschlagwortungsstruktur und ein dokumentierter Sicherungsprozess.

10. Welche Angaben und Prüfpunkte muss ich bei einer E-Rechnung kontrollieren?

E-Rechnungen müssen grundsätzlich dieselben umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen. Dazu gehören insbesondere die Anschriften von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Bezeichnung der Lieferung oder Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt und der Steuersatz.

Hinweis: Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) gehört derzeit nicht zu den Pflichtangaben auf einer E-Rechnung.

Sie sollten prüfen, ob die Rechnung zum tatsächlichen Liefer- oder Leistungsvorgang passt, ob die Rechnungsdaten vollständig eingelesen wurden und ob der richtige Umsatzsteuersatz angewendet wurde. Bei fehlenden oder fehlerhaften Angaben kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Die Rechnung sollte außerdem dem richtigen Lieferanten, Konto, Projekt oder Schlag zugeordnet und erst nach sachlicher Prüfung zur Zahlung freigegeben werden.

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11. Welche Bürosoftware passt zu meinem landwirtschaftlichen Betrieb?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten:

Ein Buchführungsvorprogramm dient als digitales Vorsortierbüro. Es kann Papierbelege scannen, digitale Rechnungen übernehmen, Geschäftsvorfälle kategorisieren, offene Posten anzeigen und Daten an den Steuerberater übergeben. Je nach Programm kommen Banküberweisungen, ein digitales Kassenbuch, Anlagenverwaltung oder eine ELSTER-Schnittstelle hinzu.

Sie können sich auch direkt ein Dokumentenmanagementsystem anschaffen. Dieses kann neben Rechnungen auch Verträge, E-Mails, Maschinenunterlagen, Pachtverträge sowie Schriftwechsel mit Molkerei, Schlachthof oder Genossenschaft revisionssicher ablegen. Bei der Auswahl sollten Sie auf Schnittstellen zum Steuerberater, Zugriffsrechte, Versionierung, Freigabeprozesse, Datensicherung, Agrarfunktionen und die Möglichkeit eines kostenlosen Tests achten.

Unverzichtbar ist, bei der Auswahl der Software den eigenen Steuerberater einzubeziehen. Denn die Büros müssen die Daten für die Steuererklärung weiterverarbeiten, häufig übernehmen sie auch die Speicherung. Dazu muss eine reibungslose Übergabe möglich sein.

Lesen Sie hier, welche Software für Sie sinnvoll ist:

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Eine ZUGFeRD-Rechnung ist zwar auch für Menschen lesbar, wenn Sie diese im Mailpostfach erhalten. Denn sie verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit einem strukturierten Datensatz im Hintergrund. Das sollte Sie allerdings nicht dazu verleiten, sie auszudrucken und in die Buchführung zu heften. Um den gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden, muss die Datei unverändert an das Buchführungssystem übergeben werden. Am besten ist, die Rechnung läuft gleich im Buchführungssystem ein. Das spart auf Dauer auch viel Zeit.